Wie is leidend in (door)ontwikkeling van intranet? En hoe organiseer je nieuwe intranetissues in een verouderd organisatiemodel? Deze vragen en meer lagen voor tijdens de rondetafelsessie ‘Intranet: van communicatie- naar bedrijfsvoeringsinstrument’. Bekijk de video en lees het verslag. 

Videoverslag 'Intranet: van communicatie- naar bedrijfsvoeringsinstrument'

Videoverslag van rondetafelsessie 'Intranet: van communicatie- naar bedrijfsvoeringsinstrument', georganiseerd door Present Media, Achmea en Sabel Online. (Videoverslag geproduceerd door Sabel Communicatie; verslag: Christiaan Lustig.)

Regie, eigenaarschap, coalities en de veranderende rol van de intranetmanager

Belangrijke leerpunten voor de deelnemers — intranetverantwoordelijken van diverse corporates, in het hoger onderwijs en bijoverheidsorganisaties — waren het belang van regie en eigenaarschap, de rol van leidende coalities om intranetgerelateerde issues op basis van gedeeld belang aan te pakken, en de veranderende rol van de intranetmanager.

Motto: ‘Volg de hartslag van je organisatie, regisseer wat nodig is… en laat het dan los.’

Intranet speelt steeds belangrijker rol in bedrijfsvoering

Zet een groep mensen van diverse corporates (Achmea, Elsevier en Ordina), uit hoger onderwijs en universiteitswezen (Saxion Hogescholen, VU Amsterdam), uit gezondheidszorg (Amphia Ziekenhuis) en van overheidsinstanties (Rijkswaterstaat, Provincie Noord-Brabant), bij elkaar rond het thema intranet en je krijgt een heel diverse groep met zo mogelijk nog diversere functienamen. Want een webredactiecoördinator, webmanager, informatiemanager, webregisseur, manager intranet, hoofd innovatiecentrum, en een manager personeel en organisatie, dat is toch een bijzonder gezelschap.

Zij deelden in elk geval twee dingen:

• Het besef dat intranet een steeds belangrijker rol speelt in de bedrijfsvoering van hun organisatie.
• En dat de verantwoordelijkheid voor intranet breder gedragen wordt dan louter door hun eigen afdeling.

Belangrijkste leerpunten: regie en eigenaarschap, en ‘leidende coalities’

Alle deelnemers aan de rondetafelsessie ‘Intranet: van communicatie- naar bedrijfsvoeringsinstrument’ wisten zich stuk voor stuk (opnieuw) geïnspireerd en aan het denken gezet: over richting bepalen, toepassingen en consequenties van keuzes en beleid. Over het feit dat samenwerken in hun respectievelijke organisaties aan nieuwe intranetontwikkelingen cruciaal is. Over hoe intranet van hobbyisme, tot ICT- tot communicatiemiddel werd, en nu tot bedrijfsvoeringsinstrument. Over borging vanuit directie en management enerzijds en de steeds sterker wordende invloed en belang van de medewerkers anderzijds.

Uit de discussie vloeiden twee belangrijke leerpunten voort:

• Het belang van regie en eigenaarschap: hoe organiseer je nieuwe (intranet)issues in een verouderd organisatiemodel?
• De rol van ‘leidende coalities’ die, als een soort vereniging van eigenaars, op basis van gedeeld belang, intranetgerelateerde issues aanpakken.

‘Je ontwikkelt je intranet voor de medewerker, die is leidend’

Wie is leidend — of zou leidend moeten zijn — bij (door)ontwikkelingen van intranet? Dat was de eerste vraag die gespreksleider Arjan van Liere stelde. In eerste instantie waren de deelnemers hierover eensgezind: “de medewerker, want daar ontwikkel je het voor”. Maar al gauw rezen vragen en opmerkingen die het antwoord op deze vraag nuanceerden, aanscherpten. Want de breedte van het type medewerker van een organisatie maakt het complex. En als je 22.000 collega’s hebt, is ‘de medewerker’ niet zo eenduidig. Dan zijn de primaire vragen en taken van medewerkers cruciaal als uitgangspunt voor ontwikkeling.

Behoeften van medewerkers én organisatiedoelen van wezenlijk belang

Er is een wezenlijk verschil in benadering van het leidend voorwerp ‘de medewerker’. Want het maakt uit of je iets vóór je medewerker maakt, of mét de medewerkers. Daarnaast moet je de balans bewaken tussen de belangen en behoeften van de medewerkers en de belangen en doelen van de organisatie. Dat is lastig, want de organisatie en de medewerkers hebben soms tegengestelde behoeften. Hou dan ook voortdurend de dialoog met je gebruikers.

Hoe organiseer je nieuwe intranet-issues in een verouderde organisatie? Een belangrijk issue is hoe je uit de silo’s in je organisatie komt. “Misschien moeten we wel wat anders, qua organisatie”, liet één van de deelnemers een proefballonnetje op. “Want iets nieuws doen via de oude wegen, lukt dat wel? Is het tijd voor een nieuw organisatieonderdeel waar je intranetgerelateerde issues vastlegt?” Maar wie voert dan regie, wie is eigenaar? Deze vraag werd op verschillende manieren beantwoord:

• (Corporate) Communicatie
• Human Resources
• ICT
• Een afdeling waarin verschillende diensten als communicatie, IT en informatiemanagement zijn samengevoegd.

Zorg eerst voor samenwerken en delen, dan volgt kennis(management) vanzelf

In veel organisaties is het managen en beter benutten van kennis, al dan niet vanuit efficiencydoelstellingen, een belangrijke driver voor intranetprojecten. Maar kennismanagement is een doodlopende straat als het teveel gestuurd wordt, blijkt uit de discussie. Wanneer je mensen faciliteert en samenwerking en delen organiseert, dan komt (het beter benutten van) kennis daar vanzelf achteraan. Maar daarvoor is in veel organisaties een flinke cultuurverandering nodig. Ontwikkelingen rond een nieuwe werkwijze (Het Nieuwe Werken et cetera) bieden daarvoor veel aanknopingspunten. De intranetmanager kan hierin een regisserende rol spelen, en zorgen dat organisaties en afdelingen meer doen dan alleen registreren en vastleggen. In samenwerking met HR en Communicatie is het dus verstandig om te werken aan een programma dat de cultuur verandert of die verandering versnelt.

‘Alles hangt samen en daardoor is eigenaarschap zo complex’

Eigenaarschap van intranet is niet zo simpel als het aanwijzen van de ene of andere afdeling, want: “Het gaat ook over een hele batterij aan technische systemen die samen het platform vormen en dragen. Losstaande applicaties en daar het beheer afzonderlijk voor inregelen, dat bestaat niet meer. Alles is aan elkaar geknoopt, waardoor eigenaarschap zo ingewikkeld is. De business kan dat niet simpelweg langer bij een IT- of andere afdeling neerleggen, maar heeft hier een belangrijke rol te spelen.”

‘Leidende coalities zoeken om intranetgerelateerde issues aan te pakken’

De vraag is hoe je de nieuwe intranetgerelateerde issues in je oude, verzuilde organisatie organiseert. In elk geval niet in een nieuwe afdeling. En in elk geval wél met visie, op basis van een stip aan de horizon, en het zoeken naar c.q. identificeren van gedeeld belang. Wordt de noodzaak van het een of ander wel gedeeld in de organisatie en door beslissers? Intranetgovernance anno 2012 is een kwestie van voortdurend zoeken naar ‘leidende coalities’. “Als een soort vereniging van eigenaars die business drivers gebruikt om verder te komen, en zaken geleidelijk de organisatie in laat druppelen.

Rol van intranetmanager verschuift richting (organisatie)politiek

Eigenaarschap van intranet is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Daarmee verschuift de rol van intranetmanager van content, functionaliteit en techniek naar issuemanagement en (organisatie)politiek. Hij of zij moet voortdurend zoeken naar gedeelde belangen en richtingen, mensen en afdelingen mee zien te krijgen. Hen ‘verleiden’ om in te zien wat intranet voor hen kan betekenen. Ga hiervoor bijvoorbeeld voor of tijdens budgetrondes al langs bij de business om in zekere zin opdrachten binnen te slepen. Maar er moet ook iemand zijn die beslist: we gaan linksom of rechtsom, of we stellen bepaalde dingen uit’. Zo’n vereniging van eigenaars heeft dus ook een voorzitter nodig.

‘Volg de hartslag van je organisatie, regisseer wat nodig is… en laat het dan los’

“Wat is het ontzettend complex, want het raakt elk facet van organisaties”, besloot één van de deelnemers tegen het eind van de sessie. Hij doelde op het belang van regie: “Daar zit iets in van een beeld van waar je naartoe wilt, en dat je op zoek moet naar plekken, mensen en afdelingen waar energie en beweging — dus budget — zit, als hefboom.” Je moet ook je momenten kiezen om bepaalde ontwikkelingen te regisseren, de agenda van organisatie door en door kennen. “Volg de hartslag van je organisatie”, is het dan devies. Incorporeer nieuwe dingen die op een organische manier uit het bedrijf opborrelen in je intranet. Houd niet vast aan je eigen uitgangspunten en rol. Directeuren moeten ook verantwoordelijk durven zijn, zonder alles zelf te beheersen. Samen de verantwoordelijkheid delen, dus. “Het draait om regisseren… en dan loslaten.”

Organisatie en deelnemers

De rondetafelsessie 'Intranet: van communicatie- naar bedrijfsvoeringsinstrument' vond plaats op donderdag 20 oktober 2011, en werd georganiseerd door Present Media, Coos de Groot, intranetverantwoordelijke bij Achmea, en Sabel Online. Deelnemers aan deze rondetafelsessie waren intranetverantwoordelijken van:

• Achmea
• Amphia Ziekenhuis
• Elsevier
• Ordina
• Provincie Noord-Brabant
• Rijkswaterstaat
• Saxion Hogescholen
• VU Amsterdam

• Door Boudewijn Bugter
• 19 december
• 0 Reacties
• Tweet